Viestintä: viestintä

Muistan opiskelun ajalta oppikirjan Viestinnän opas, jonka on kirjoittanut Osmo A. Wiio ja julkaistu vuonna 1975 (Weilin & Göös). Viestinnän teorian opiskelu tuolloin oli mielestäni nimenomaan teoreettista. Ajattelin varmaankin, että jos ja kun on jotakin tärkeää sanottavaa tai tiedotettavaa, keinot siihen löytyy sitten. Monessa ammatissa ja kaikissa ammateissa, joissa kirjoittaminen on keskeistä, viestintää käytetään. Viestinnästä on siis tärkeää tietää ja sitä on tärkeätä opiskella.

Kun suomalainen työelämä on kehittynyt, viestintä on aina ollut keskeisellä sijalla. Valmistuin HSO-sihteeriksi vuonna 1980. Tuosta ajasta nykyaikaan vuoteen 2022 tekninen kehitys on ollut huimaa. Osastosihteerinä ensimmäisessä työpaikassani oli tavallista, että tehtiin hieman pitempi työpäivä niin sanottuna mapit show -päivinä. Ennen tuota mapit show -päivää oli tuotettu esitteitä ja mainoksia, joista tehtiin asiakkaita varten kansioita esimerkiksi kokoukseen tai muuhun asiakastilaisuuteen. Tuotettiin ihan oikeita esitekansioita. Sittemmin siirryin atk-alalle kouluttajaksi ja nykyään en tiedä, onko juuri missään enää mapit show -tapahtumia. Ehkä kuitenkin on.

Tietokoneella voidaan viesti kohdentaa asiakkaalle tarkasti. Jokaiselle asiakkaalle ei nykyään ehkä tuoteta koko esitefoliota, vaan asiakastietokannassa on merkintä, mitkä esitteet jaetaan millekin asiakkaalle. EI NÄIN. Asiakas mennee nykyään itse haluamansa yrityksen sivustolle ja tilaa siellä olevien tuoteselosteiden perusteella haluamansa tuotteet.

Tiedotusmaailma on muuttunut radikaalisti internetin ja tietokoneiden myötä.

1980-luvulla, kun haluttiin olla yhteydessä johonkin yritykseen, sihteeri soitti yrityksen keskukseen ja tilasi viimeisimmän toimintakertomuksen. Siinä oli viimeisimmät luvut ja muut tiedot, joita tarvittiin esitietona liiketoimissa. Tätäkään toimintaa ei ole enää, vaan yrityksen verkkosivustolla on ladattavana uusin toimintakertomus pdf-tiedostona.

Kun vanhaan tai entiseen asiakkaaseen entisessä ennen tietokoneita tapahtuvassa elämässä oltiin yhteydessä, sihteeri etsi asiakaskansion, josta luettiin asiakasta koskeva kirjeenvaihto. Siten tiedettiin oman ja toisen yrityksen asiakkuushistoria. Nykyaikaisissa kehittyneissä asiankäsittelyohjelmissa vastaavat toiminnot on tietokoneella tietokannoissa.

Sähköpostijärjestelmä oli aluksi 1990-luvulla minitietokoneilla yrityksen sisäiseen viestintään. Minitietokoneille tehtiin sittemmin internet- ja x400-yhteydet, joiden avulla yrityksen sähköpostista voitiin lähettää viesti myös yrityksen ulkopuolelle. Kun nämä väylät aukenivat ja tietokoneet kehittyivät edelleen mikrotietokoneverkoiksi, sähköpostiviestitys on yleistynyt valtavasti.

Paperikirjeen ja paketin lähettäminen postitse on maksullista toimintaa.

Onko sähköpostin lähettäminen ilmaista?

Monet internetissä toimivat palvelut ovat yleistyneet ehkä sen vuoksi, että ne ovat ilmaispalveluja. Tästä on seurannut, että kaikkea viestintää ei harkita kovin paljon, vaan lähetetään turhia sähköposteja. Mikä on turha viesti? Onko turha viesti turha myös lähettäjän kannalta ja ihan varmaa on, että saajan kannalta moni viesti on turha tai koetaan turhana. Koska sähköpostiviestin lähettäminen ei maksa toimintona (toki taustalla on myös kuluja: operaattoriliittymä yms), on monella matala kynnys lähettää sähköpostia.

Olen tarkkaillut omaa suhtautumistani saatuihin sähköpostiviesteihin. Kun lähettäjä on tuttu henkilö, luen viestin joka kerta. Sähköpostiin tulee viestejä tutuilta ja tuntemattomilta, mutta hyvin harvoin puolitutulta. Puolitutut ja some-tutut viestittävät some-ohjelmissa. 1980-luvulla kohistiin Suomessa niin sanotuista nigerialaiskirjeistä. Niissä huijattiin ihmisiä suurilla rahasummilla. Raha luvattiin lähettää, kun kirjeen saaja ensin lähetti esimerkiksi kuluja peittämään melko pienen summan. Arvatenkin moni hyväuskoinen suomalainen uskoi niihin kirjeisiin ja joutui toteamaan, että suurta tilisiirtoa ei sitten tapahtunutkaan. Erikoisuutena tuon ajan jo tuolloin huijauskirjeiksi sanotuista paperikirjeistä on nykyajan perintönä rahaviestejä, jotka on laadittu niin huolellisesti, että en raaski niitä lähettää sähköpostin roskakansioonkaan. Niissä, koska olen tunnettu suomalainen kirjailija, olen saamassa miljoonien tai miljardien suuruisen perinnön, palkinnon, arpajaisvoiton tai muuten vain hyvän tahdon ilmaisuna suuren rahasumman. Niissäkin minun pitää ensin lähettää sähköpostin lähettäjälle pienehkö rahasumma ensin. Nykyään kirjeissä huomaavaisesti tiedetään, että minulla ei ole paljon rahaa itselläni, summa, jota minulta pyydetään, on pienentynyt. Näitä kirjeitä lähetetään miljonäärien, presidenttien ja presidentin rouvien nimissä, samoin ihmiset, jotka elävät enää muutaman viikon tai vuoden, olisivat valmiit lähettämään minulle suuria summia. Lähetin näitä kirjeitä muutaman asianajotoimistoon, mutta koska sielläkin tiedetään, että minulla ei ole juuri rahaa, en ole saanut palvelua tai vastausta.

Käyn melko runsaasti sähköpostiviestitystä, koska pidän tärkeänä kertoa työstäni kirjailijana ja kirjan Kristillinen filosofia -kirjoittajana. Lähetän viestejä melko helposti ja olen tyytyväinen aikaansaannokseeni. Meneekö viesti perille? Meneekö sanoma perille? Joskus viestityksessä on tärkeätä saada jotakin aikaan. Halutaan myydä jotakin, halutaan, että vastaanottaja tietää jotakin jne. Omassa tapauksessani on yleensä kyse silloin, kun olen lähettänyt viestejä tunnetuille, mutta itselleni tuntemattomille henkilöille, kyse keskustelun avauksesta. Silloin olen halunnut jättää vastaanottajan vastuulle, miten hän toimii saamansa viestin suhteen. Olen tavallisesti tähän tyytynyt ja arkistoinut lähettämäni viestin printin kansioon ja lähetetyn viestin yhteyteen myös vastauksen, kun sellainen on saapunut. Paljon menee tähän toimintaan printtipaperia ja mustetta. Minä en entisenä atk-työntekijänä oikein malta uskoa siihen, että sähköiset kirjeet säilyisivät kovin pitkään vain sähköisinä. Minulle on tärkeää, että kirjeenvaihtoni säilyy kansioissa luettavana eikä katoa minkään ”sähkö- tai digikatkoksen” myötä. Kirjeenvaihtaja on aina kirjeenvaihtaja.

Kaikesta digitaalisesta ja sähköisestä tiedotuksesta huolimatta nykyään moni viestittäjä edelleen turvautuu myös sähkötolppiin. Onneksi tulevaisuudessakin voidaan olettaa olevan sähkötolppia, koska ne ovat katuvaloja. Sähkötolppaan viesti kiinnitetään nastalla, niitillä tai teipillä, mutta lampun tolpat ovat metallisia. En ole niissä vielä magneettikiinnitystä nähnyt – tulevaisuuden mahdollisuus, kenties?

Tietokoneilla on paljon rauhallista tietoa. Onko viestitystä etsiä tietoa hakukoneella? Meneekö se jo tämän aiheen ulkopuolelle? No, mietin sitä joskus toiste.

26.7.2022 Tarja Kaltiomaa

Edellinen kirjoitukseni tällä palstalla on Suvi suloisimmillaan – akkainviikko:

Suvi suloisimmillaan – akkainviikko | Uusi Suomi Vapaavuoro